Teenage Cancer Trust und Wood for Trees

The stewardship process related to events was previously to manually download participant lists from a database and create mail merges in Outlook, which was time-consuming and restricted tailored messaging and the ability to provide robust and consistent support, plus the impact on the team was significant. Historically, registered participants received a ‘welcome’, ‘good luck’ and ‘well done’ email. The previous manual process took two full days every week. To manually implement the new journeys would be the equivalent of a full-time job. With the help of Apteco marketing software, this process is now fully automated, streamlined and accessible to many. The charity has more time, resource and functionality to focus on building and implementing wider strategies. This supporter-centric approach will create brilliant experiences for fundraisers, whilst building brand awareness and increasing supporter retention and engagement.

Der frühere manuelle Prozess für die Betreuung von Veranstaltungsteilnehmer:innen bestand darin, Teilnehmerlisten aus einer Datenbank herunterzuladen und Serienbriefe in Outlook zu erstellen. Registrierte Teilnehmer:innen erhielten bislang eine dreistufige E-Mail Strecke mit jeweils einer „Willkommen“, „Viel Glück“ und „Gut gemacht“-E-Mail. Die Umsetzung dieses Prozesses nahm in der Event-Hochsaison zwei volle Arbeitstage eines Mitarbeiters in Anspruch. Die manuelle Umsetzung der schieren Menge und Qualität der in den neuen Journeys enthaltenen E-Mails (mit bis zu neun personalisierten, dynamischen und zeitabhängigen E-Mails pro Eventteilnehmer) hätte dem Äquivalent eines Vollzeitjobs entsprochen. Doch dank der Leistungsfähigkeit der Apteco-Software sowie der Expertise und Beratung von Wood for Trees konnte der Teenage Cancer Trust einen vollautomatisierten und rationalisierten E-Mail-Prozess einrichten, der für zahlreiche Nutzer zugänglich ist. Auf dieser Grundlage wurden und werden die Mitarbeiter in Bezug auf Datenlösungen und -analysen weitergebildet und verfolgen nun einen einheitlichen Ansatz. Die Unterstützer:innen erhalten nun mehr personalisierten, relevanten und qualitativ hochwertigen E-Mail Content mit dem Ziel, das Engagement mit den E-Mails und die Bindung an die Organisation als Ganzes zu erhöhen. Dies wiederum wird letztlich zu einem Anstieg der Spendeneinnahmen und des ROI führen, wobei im ersten Jahr mit einem Anstieg der Einnahmen, aus den von den Unterstützer:innen selbst organisierten Events, von 200 – 300k Pfund gerechnet wird. Darüber hinaus geht man davon aus, dass durch die in den E-Mails enthaltenen Aufforderungen mehr Webseiten für Spendenaktionen erstellt werden. Dies sollte nicht nur die Spendeneinnahmen erhöhen, sondern auch die Art und Weise verbessern, in der die Gelder verarbeitet werden. Viele Veranstaltungsteilnehmer:innen überweisen das Geld, das sie sammeln, per Direktüberweisung. Dies stellte eine weitere Belastung für die Ressourcen der Wohltätigkeitsorganisation dar, da sie versuchen mussten, Teilnehmer:innen, Veranstaltungen und Gelder aus Hunderten von Transaktionen abzugleichen (in den letzten drei Jahren gab es 1.500 Veranstaltungsbuchungen, was dank der Verbesserungen in Zukunft noch weiter zunehmen wird).

Die Wohltätigkeitsorganisation hat nun mehr Zeit, Ressourcen und Funktionen, um sich auf die Entwicklung und Umsetzung umfassender Strategien zu konzentrieren – sowohl operativ als auch finanziell. Mit den vorhandenen Lösungen und Systemen zur Durchführung von Analysen können im Laufe der Zeit Benchmarks erstellt und daraus längerfristige strategische KPIs und Ziele zum allgemeinen Nutzen der Wohltätigkeitsorganisation und ihrer Unterstützer:innen entwickelt und überwacht werden. Letztendlich wird so ein auf die Unterstützer:innen zentrierter Ansatz geschaffen, der zu herausragenden Erlebnissen und personalisierten Journeys für die Fundraiser führt. Mit einer zunehmenden Anzahl an Journeys innerhalb der Organisation, die diesen Ansatz verfolgen, wird sich langfristig die Markenbekanntheit sowie die Bindung und das Engagement der Unterstützer:innen verbessern.